20代の電話応対克服法

電話応対の基本を身に付けよう

20代の社員の中にも、電話応対を苦手とするひとが少なくないようです。電話ではなく、メールでコミュニケーションする機会が多い世代であることや、敬語の使い方に自信がないなど、原因はさまざまでも、仕事をするからには電話応対を避けて通ることはできません。

 

電話応対には基本的なマナーがあるので、まずは自分なりにマニュアルを作成し、それを見なくてもできるようになることを目指しましょう。電話応対の基本は、電話がなったらコールが3回以内にとる、まず会社名を名乗り、相手が名乗ったら挨拶をしたうえで要件を聞き、電話を取り次ぐことです。

 

取り次ぎたい相手が不在の場合は、相手の意向に合わせて対処する必要があります。急いで連絡をとりたいと言われた場合、自分の判断で電話の相手に携帯電話の番号を伝えるのはマナー違反なので、「こちらから連絡をとって折り返しお電話差し上げます」と応対します。

 

戻ってからの連絡で良い場合は、取り次ぎ相手にきちんとメモを残しましょう。こうした基本的なマナーや電話対応の仕方を知っていれば、もう怖がることはありません。

 

 

メモの書き方もマスターしよう

電話を受けて取り次ぎたい相手が不在だったときには、必ず伝言メモを残す必要があります。伝言メモには、誰宛に、いつ(何時に)、誰から、何の用件で電話があったのかを書くのが原則です。

 

名前や電話番号に聞き間違いがないように、電話を受けているときに復唱して確認することが大事です。伝言をすべて文章で綴ると読みにくくなるので、電話応対用のメモを作成しておくと便利です。

 

電話があったことを伝えるのか、折り返し電話する必要があるのか、また電話をくれるのか、何か伝言があったのかが、わかるようにメモを残すようにしてください。

 

電話対応が終わった後には、これらのメモをしっかりとチェックし、その場面を思い出しながら復習します。失敗してしまった時にはどこに問題があったのかを考え、同じ失敗をしないようにしておけば、次第に電話への苦手意識もなくなっていくでしょう。

 

 

誰かの真似をするところから

スポーツも趣味も、そして仕事も、誰かの真似をするところから入ると、自分の技術を上達させるスピードが速くなるものです。電話対応にもそれは言えることでしょう。

 

職場に難なく電話対応をこなしてしまう人はいませんか。そうした人の仕草や電話時の言葉遣い、雰囲気、そうしたものをどんどん真似してみましょう。同じようにできれば、同じように問題なく対応できるはずです。

 

仕事以外にも、例えばコールセンターなどに電話をする機会があるのではないでしょうか。そうしたところで相手の話し方や答え方などを参考にし、取り入れられるものは、これもどんどん取り入れ真似していきましょう。

 

電話対応は慣れることで上手くできるようになりますが、慣れるためには真似してしまうのが最も早く、有効です。その意識を持って日々の生活を送ってみれば、いつの間にか必要なテクニックや落ち着き、適した雰囲気などが身についているはずです。

 

 

 

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